Цепочки контактов

Цель, задачи практики

Организовать информирование и взаимопомощь людей пожилого возраста, не владеющих современными гаджетами и интернетом, с использованием телефона (стационарного или мобильного)

Основные благополучатели практики

пожилые люди, не владеющие современными гаджетами и интернетом

Содержание практики, основная суть

Данная практика будет полезна для проектов в которых много пожилых людей, не умеющих пользоваться современными гаджетами и интернетом. Применение практики позволит организовать обзвон этих пожилых людей с целью донесения важной информации или организации посещения ими какого-либо мероприятия. В зависимости от количества участников проекта необходимо разделить общий список на группы по 10-15 человек. Выбрать среди участников проекта желающих обзванивать и имеющих возможности, например, безлимитный телефонный тариф или тариф на мобильном телефоне с большим количеством минут для разговора, и распределить между волонтерами-обзвонщиками списки с 10-15 участниками проекта. При появлении информации, которую необходимо донести до участников проекта, организатор волонтеров вначале обзванивает волонтеров и сообщает информацию, инструктирует что и как нужно сказать, а затем каждый волонтер прозванивает свой список и, если необходимо, сообщает организатору волонтеров информацию о том, сколько человек из его списка будут участвовать в том или ином мероприятии. Волонтеров-обзвонщиков также можно организовать на то, чтобы они поздравляли с Днем рождения и с праздниками участников проекта из своего списка. Такие цепочки контактов в проектах, в которых участвует много людей, особенно пожилого возраста, позволят вовремя и в полном объеме донести информацию всем участникам, а пожилые люди - участники проекта будут чувствовать заботу и внимание и всегда будут в курсе текущих событий и мероприятий.

Какие действия реализуются, технологии и методики используются на этапе подготовки

На этапе подготовки необходимо проверить контактную информацию всех участников проекта, определить волонтеров-обзвонщиков, имеющих финансовые возможности для обзвона (безлимитный тарифный план или тариф с большим количеством минут). В зависимости от количества волонтеров-обзвонщиков разделить весь список участников на списки по 10-15 (или чуть меньше, или больше) человек. В списках должны быть полностью ФИО, телефоны (домашний, мобильный, дата рождения полностью - число, месяц, год) и, возможно, адрес проживания ( на случай, если придется организовывать волонтеров для доставки). Обязательно: на этапе приглашения в проект участников не забывайте о правилах сбора и использования персональных данных!

Какие действия реализуются, технологии и методики используются на этапе реализации

Волонтеров-обзвонщиков желательно собрать на очную встречу: раздать списки, объяснить правила использования персональных данных, можно попросить их расписаться в журнале о том, что они усвоили информацию.
Можно провести небольшой тренинг о правилах и этике телефонных разговоров. В рамках тренинга можно попрактиковаться в том, как начинать разговор, как донести информацию и проверить, что пожилой человек записал и понял всё правильно и не перепутает когда, куда и во сколько приходить.
На этой встрече можно также попросить волонтеров поздравлять участников проекта из своего списка с Днями рождения и праздниками. Если у волонтеров-обзвонщиков есть возможность пользоваться WhatsApp, ВКонтакте, Телеграмом или Одноклассниками, соберите эту информацию, создайте общие чаты, подключите их и вам, как организатору волонтеров, будет легче и быстрее сообщать волонтерам-обзвонщикам информацию.
При необходимости донести какую-либо информацию, например, пригласить на мероприятие, сообщить о том, что будут приходить волонтеры, информирование о том, чтобы пожилые были более внимательны, т.к. появился новый вид мошенников, организатор волонтеров обзванивает или при помощи чата сообщает информацию волонтерам-обзвонщикам. Обязательно обозначает сроки, в которые необходимо обзвонить людей из списков, если необходимо, обозначает, что нужно собрать персональную информацию - кто пойдет (на некоторые мероприятия нужны списки с фамилиями).

Какие действия реализуются, технологии и методики используются на этапе завершения

Этап завершения - это сами мероприятия, на которые приглашали людей. О том, на сколько ответственно подошли волонтеры-обзвонщики к приглашению, будет зависеть объем участников мероприятий.
Через 2-3 месяца такой работы по обзвону участников проекта можно пригласить волонтеров-обзвонщиков на встречу, поблагодарить и, если необходимо, еще раз проработать моменты во время обзвона, которые, может-быть не совсем получались, или были жалобы со стороны участников проекта.

Какие действия реализуются, технологии и методики используются на этапе развития

Если проект длительный и необходимость информирования пожилых людей по телефону остается, то необходимо готовить новых обзвонщиков, т.к. деятельность по обзвону некоторым надоедает, волонтеры могут заболеть, уехать, поэтому нужны запасные кадры.

Требуемые ресурсы

Основной ресурс человеческий - это волонтеры-обзвонщики, которых необходимо методически подготовить, организовать контроль и поощрение. Среди материальных ресурсов - это наличие не затратных тарифных планов на телефонах волонтеров-обзвонщиков и средства на поощрение волонтеров (хотя бы, на чаепитие).

Партнеры по реализации практики

Среди стратегических партнеров можно назвать телефонные компании, которые смогут обеспечить волонтерам-обзвонщикам удобный и не затратный телефонный тариф. Так же можно приглашать спонсоров для организации поощрения волонтеров.

Непосредственные результаты практики

Из опыта организации такой работы по обзвону в проекте: количество телефонных номеров, которые можно обзвонить за 1,5-2 часа (если информацию нужно донести быстро), это - не больше 15. В Пензе при реализации проекта "Дети войны", например, необходимость обзвонить участников за 2 часа возникла, когда нам в 12.00 позвонили и попросили до 14.00 дать информацию о количестве человек, которые смогут прийти в 18.00 в этот день на бесплатный балетный спектакль в театр. Волонтеров-обзвонщиков у нас на тот момент было 27 человек, за 2 часа они пригласили на спектакль Московского балета почти 350 человек, которые бесплатно посетили замечательное культурное событие и получили массу позитивных эмоций.

Что изменилось в результате реализации практики

В настоящий момент в проекте "Дети войны" участвуют более 500 человек, из них волонтеров-обзвонщиков 37 человек. На один список из 20 человек приходится по 2 волонтера: один основной, второй запасной. Некоторые волонтеры имеют по 2 списка: по одному - как основной волонтер, а по другому - как запасной.
500 человек в проекте регулярно получают информацию, их поздравляют с праздниками и Днями рождения.

Риски, связанные с реализацией практики

Риск связан только с тем, что будет не достаточно волонтеров-обзвонщиков, они могут заболеть, уехать, перестать быть волонтерами, т.к. устанут, надоест. Поэтому необходимо иметь запас волонтеров-обзвонщиков на такие случаи.
Качество работы волонтеров-обзвонщиков необходимо контролировать постоянно. Необходимо практиковать контрольные звонки участникам проекта, спрашивать о том, как они получают информацию о мероприятиях, на сколько эта информация понятна, своевременна.